Politique de protection des données personnelles« Données » : désigne toutes les informations relatives à une personne physique vivante identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant ou à un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale.
« Données à caractère sensible » : désigne toutes données portant sur les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’orientation ou la vie sexuelle, ou des données de santé, biométriques ou génétiques.
« Loi Informatique et Libertés » : loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que ses décrets d’application.
« RGPD » : désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
« Traitement » : désigne toute opération ou ensemble d’opérations, effectués ou non à l’aide de procédés automatisés, appliqués à des données à caractère personnel (collecte, enregistrement, organisation, conservation, utilisation, communication, effacement, etc.).
Depuis sa création, le GMSI 84 collecte des données à caractère personnel, les exploite et les conserve, parmi lesquelles des données de santé. Le GMSI 84 accorde une importance majeure à la protection des données personnelles qu’il recueille en tant que service de prévention et de santé au travail. Les traitements de ces données sont mis en œuvre conformément à la réglementation en vigueur, dans des conditions garantissant leur protection contre toute atteinte et tout accès non autorisés, et dans le respect du secret médical et du secret professionnel auxquels sont assujettis nos professionnels de santé et les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire, du fait des articles 4 et 95 du code de déontologie médicale, de l’article 10 de la convention collective nationale des services de santé au travail interentreprises et des clauses contractuelles de confidentialité imposées à tous nos salariés.
Le présent document définit nos engagements pour la protection des données envers nos adhérents et leurs salariés. Il précise notamment les conditions de collecte, d’utilisation et de conservation des données à caractère personnel que nous traitons en vue de remplir notre mission de prévention. Il s’inscrit dans la démarche de conformité décrite par la procédure de conformité RGPD (GIGSIPROC001).
Le GMSI 84 est le responsable des traitements de données mis en œuvre, pour les finalités et dans les conditions définies par la présente politique de protection des données personnelles.
Le GMSI 84 - Association interentreprise de Santé et de Médecine du Travail est une association déclarée, régie par la loi du 1er juillet 1901. Son siège social est situé au 214 rue Édouard Daladier 84200 Carpentras. Elle est identifiée au SIREN sous le numéro 783 216 013 00038.
Représentant légal : Mme Joëlle Thérin.
Conformément à l’article 6 du RGPD concernant la licéité des traitements, les données collectées sont nécessaires au respect de l’obligation légale relative au suivi médical des salariés selon les articles L. 4624-1 et L. 4624-2 du code du travail. Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont strictement nécessaires dans le cadre de nos activités statutaires de suivi en santé au travail.
a/ Données collectées à des fins de gestion de la relation avec l’entreprise adhérente. Noms, adresses électroniques, téléphones et adresses professionnelles des dirigeants et responsables en charge de la relation avec notre organisme.
b/ Données collectées à des fins de gestion du suivi individuel des salariés. Données d’identification (nom, prénom, sexe, date de naissance), recueillies auprès du service des ressources humaines de l’entreprise et transmises par l’URSSAF au titre de la déclaration préalable à l’embauche, aux fins d’organisation des visites et entretiens.
c/ Données médicales pour la constitution du DMST. Informations médicales recueillies dans le respect du secret médical (type de suivi, informations nécessaires à l’aptitude ou au constat d’inaptitude, conclusions d’examens, diagnostics, antécédents) et informations sociales recueillies avec l’accord du salarié.
Nous ne traitons pas de données relatives aux origines raciales ou ethniques, aux opinions politiques, à la religion, aux convictions philosophiques ou à l’appartenance syndicale, conformément à l’article 9 du RGPD. La base applicable aux données de santé du suivi est l’article 9.2.h du RGPD.
Répondre à nos obligations légales et réglementaires
Exécution du contrat conclu avec nos adhérents ou nos fournisseurs
Défense de nos intérêts légitimes
Preuve de nos accords et interventions, gestion et administration de notre système d’information, continuité de notre offre, sécurité des personnes, recouvrement, création de bases de tests et de statistiques internes. Les données peuvent être agrégées en statistiques anonymisées à des fins d’enquêtes et d’études ; les résultats anonymes peuvent être transmis à nos partenaires (Présanse, branche professionnelle, CARSAT, OPS) ou à la DREETS PACA, notre autorité de tutelle.
Afin d’accomplir les finalités précitées, nous transmettons les données recueillies uniquement :
Nous choisissons nos prestataires de logiciels dans le strict respect des cahiers des charges de Présanse visant à garantir la sécurité, la traçabilité, le contrôle des droits d’accès et l’anonymisation des données. Aucune donnée sensible (médicale ou sociale) recueillie par nos professionnels habilités n’est transmise, sauf exception réglementaire. Le GMSI 84 n’effectue ni prospection commerciale ni profilage à des fins commerciales.
Le GMSI 84 ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne. Les données de santé sont hébergées dans l’Union, chez un prestataire certifié pour l’hébergement de données de santé.
Nous conservons les données pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations et de nos intérêts légitimes. S’agissant des salariés suivis, les informations relatives à leur prise en charge médicale sont conservées 40 ans à compter de la dernière visite ou examen, dans la limite de 10 ans après le décès (décret n° 2022-1434 du 15 novembre 2022), sous réserve des cas particuliers prévus par le code du travail :
S’agissant des contacts de nos adhérents, les informations sont conservées pendant la durée du contrat d’adhésion, puis 10 ans. S’agissant des contacts de nos fournisseurs et sous-traitants, elles sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis 5 ans.
En application de la réglementation en vigueur, les personnes dont nous recueillons les données disposent des droits suivants :
Le mode d’information de ces droits aux salariés de nos adhérents est notamment réalisé par affichage dans les locaux du GMSI 84. Ces droits s’exercent auprès du délégué à la protection des données, par courrier ou par courriel, en justifiant de son identité uniquement en cas de doute raisonnable. Vous êtes également en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle compétente en France.
Le GMSI 84 met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données (article 32 du RGPD), formalisées dans sa politique de sécurité des systèmes d’information. Le dossier médical en santé au travail fait l’objet d’une analyse d’impact relative à la protection des données, et la gestion des habilitations d’accès au DMST relève du médecin du travail. L’ensemble du dispositif est documenté dans le registre des activités de traitement et revu dans le cadre de l’audit annuel de conformité.
Pour toute question concernant les données personnelles que nous traitons, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données : Laurent de Cavel, 214 rue Édouard Daladier, 84200 Carpentras. Contact : dpo@gmsi84.fr.
Nous actualisons régulièrement les présents engagements en matière de protection des données afin de nous adapter aux évolutions techniques, réglementaires et organisationnelles.
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